Organizacja ekskluzywnego eventu w 10 krokach

Nie jest łatwo zorganizować przyjęcie na większą liczbę osób, aby każdy z zaproszonych poczuł się na nim wyjątkowo. Dlatego też osoby, którym zostało powierzone urządzenie ekskluzywnego eventu z okazji ważnego wydarzenia firmowego lub rodzinnego, powinny skorzystać z możliwości, jakie oferuje w tym zakresie Warszawa – czyli część spraw powierzyć luksusowemu hotelowi.

Dlaczego warto organizować eventy w hotelu?

Hotele są budynkami przystosowanymi zarówno powierzchniowo, jak i pod względem personelu do przyjmowania dużej liczby gości na wysokim poziomie. Osoby, które podejmują się samodzielnego znalezienia sali, cateringu, dekoracji czy wynajęcia mebli i naczyń na imprezę, mogą zauważyć, że wcale nie przyniosło im to oszczędności, a zmarnowały na to mnóstwo czasu, nerwów i energii. Można to zrobić lepiej – jednak warto stosować się do tych 10 kroków organizacyjnych. Oto one:

1. Lista gości

Zanim znajdziesz odpowiednio dużą salę eventową czy zamówisz jedzenie, musisz wiedzieć, kto przyjdzie na wydarzenie. Zrób listę gości.

2. Data spotkania

Wybierz termin, który koresponduje z rocznicą ważnego wydarzenia, jakie będziecie obchodzić na evencie, ale nie koliduje z większością codziennych obowiązków jego uczestników. Idealnym czas to terminy jesienno-zimowe, a dni – piątek lub sobota w godzinach popołudniowych albo wieczornych.

3. Wynajem sali konferencyjnej w Warszawie

Poszukaj dobrych hoteli, które oferują wynajem sali konferencyjnej w Warszawie na liczbę osób, którą zamierzasz zaprosić, upewnij się, czy posiadają one miejsca parkingowe, na których goście będą mogli swobodnie zostawić swoje auta i skontaktuj się z nimi. Wstępnie zarezerwuj salę na dany termin na ustaloną wcześnie liczbę gości.

4. Roześlij zaproszenia

Gdy masz już listę gości, miejsce i termin spotkania, przygotuj zaproszenia. Roześlij je i poproś o potwierdzenie przybycia.

5. Plan wydarzenia

Weź pod uwagę przemowy gospodarzy, wręczenie nagród dla gości, lub inne wydarzenia, które muszą mieć miejsce na tym spotkaniu, uporządkuj je godzinowo.

6. Ustal z personelem restauracji sposób ustawienia stołów

W zależności od liczby gości czy rodzaju spotkania, powinny one mieć inny sposób ustawienia względem siebie, czy nawet sposób nakrycia – inaczej organizuje się bankiet zasiadany, a inaczej szwedzki stół. W zależności od liczby gości czy rodzaju przyjęcia, obsługa hotelu zaproponuje odpowiednio duża, specjalnie nagłośnioną salę.

7. Uzgodnij menu

Ekskluzywna restauracja w Warszawie, która mieści się w hotelu, gdzie planujesz spotkanie, z pewnością zaproponuje Ci swoje flagowe dania podawane na tego typu przyjęciach. Nie musisz martwić się o nic – po prostu wybierz konkretne menu, z uwzględnieniem potraw mięsnych, rybnych, wegetariańskich i wegańskich, rodzaje podawanych alkoholi i ich kolejność, a personel restauracji zadba o to, aby Twoim gościom niczego nie brakowało.

8. Wystrój Sali

W większości przypadków personel hotelowy jest w stanie zorganizować odpowiednie dekoracje sali dzięki współpracy z profesjonalnymi firmami, które się tym zajmują. Jeśli nie – możesz samodzielnie skorzystać z usług firm dekoracyjnych, zamawiając okolicznościowe balony, konfetti czy inne ozdoby odpowiednie do okoliczności.

9. Drobne upominki dla gości

Duże jubileusze firmowe to często okazja do wzmocnienia wizerunku przedsiębiorstwa. Dlatego warto zadbać o unikatowe gadżety reklamowe, które można wręczyć każdemu z zaproszonych gości – na przykład podczas wyjścia, lub kładąc je przy każdym nakryciu. Mogą to być na przykład miniaturki alkoholi w efektownym pudełku z logo firmy, ekskluzywne kosmetyki czy pralinki.

10. To tyle!

Przybądź i ciesz się wydarzeniem, które zorganizowałeś!