Czym jest legalizacja dokumentów?
Legalizacja to de facto poświadczenie autentyczności danego dokumentu. Daje ona możliwość legalnego posługiwania się dokumentem za granicą. Najczęściej spotykaną formą legalizacji dokumentów jest nadanie klauzuli Apostille, dzięki czemu otrzymujemy Państwowe poświadczenie o autentyczności dokumentu.
Istnieją dwa stopnie legalizacji dokumentów. Tam gdzie oba kraje (kraj wystawiający dokument/kraj przyjmujący dokument) są stronami konwencji Haskiej wystarczająca będzie jednostopniowa legalizacja, tj. np. w MSZ lub u notariusza. Tam gdzie jeden z krajów nie jest stroną konwencji Haskiej tam wymagana będzie dwustopniowa legalizacja, tj. np. w MSZ + w ambasadzie danego kraju.
Przed złożeniem dokumentów, osoba musi dowiedzieć się z wyprzedzeniem w odpowiednich instytucjach państwowych, czy istnieje potrzeba legalizacji:
- oryginału /potwierdzonej notarialnie kopii dokumentu;
- tłumaczenia dokumentu;
- zarówno oryginału /potwierdzonej przez notariusza kopii, jak i tłumaczenia dokumentu.
Nie jest możliwe zalegalizowanie dokumentów, jeżeli Departament Konsularny Ministerstwa Spraw Zagranicznych nie posiada próbki podpisu urzędnika, który podpisał dokument i/ lub odcisku pieczęci instytucji wydającej dokument, lub jeśli dokument nie spełnia formalnych wymagań dotyczących dokumentacji (na przykład kopie albo tłumaczenia nie są zszyte, spięte lub zbindowane i potwierdzone pieczęcią).
Legalizacje dokumentu w MSZ można otrzymać w ciągu ok. 3 dni. Jeżeli wymagany jest drugi stopień legalizacji, nalży składać zalegalizowane w MSZ dokumenty we właściwej Ambasadzie i to od niej jest uzależniony czas oczekiwania na dalszą legalizację.
Apostille a legalizacja zwykła
Apostille jest zaświadczeniem wydawanym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, w skrócie MSZ. Widnieje na dokumentach przeznaczonych do obrotu prawnego w państwach, które przyjęły zasady Konwencji Haskiej (m.in. Polska, Chiny, USA, Federacja Rosyjska, Maroko, Francja, Hiszpania czy Japonia). Stroną Konwencji Haskiej nie jest np. Iran. Opłata za uzyskanie apostille w urzędzie zazwyczaj wynosi 60,00 zł. W trybie standardowym na jego uzyskanie czeka się do 3 dni. Tryb ten jest czasem podanym na jedną instytucję (MSZ). Jeżeli wcześniej wystąpi konieczność uwierzytelniania dokumentów w innym urzędzie, dolicza się czas przeznaczony na konkretne instytucje.
Z legalizacją zwykłą mamy do czynienia, gdy dotyczy ona dokumentów przygotowanych w celu obrotu prawnego w krajach, które Konwencji nie podpisały. Jeśli taki dokument uzyska legalizację w MSZ, trzeba go poświadczyć w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym konkretnego państwa. Koszt takiej legalizacji wynosi ok. 26,00 zł.
Apostille na dokumentach szkolnych
Apostille na dokumentach szkolnych można uzyskać po podpisaniu przez właściwe, ze względu na siedzibę szkoły, kuratorium oświaty lub właściwą Komisję Egzaminacyjną.
W legalizacji dokumentów wydanych przez publiczne uczelnie wyższe pośredniczy Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA). Jeśli chodzi o apostille- wydaje się je bezpośrednio w NAWIE. W przypadku legalizacji zwykłej- dokumenty najpierw trzeba uwierzytelnić w NAWIE, a następnie zalegalizować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i odpowiedniej Ambasadzie.
Oczywiście, w przypadku legalizacji prawie zawsze wymagane jest tłumaczenie niektórych dokumentów. Dokumenty te muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. W tym celu zawsze warto współpracować z biurem tłumaczeń, ponieważ oferuje ono tłumaczenia różnych dokumentów i na wiele języków.
Tekst zewnętrzny, artykuł sponsorowany