Jak działa firma utylizacyjna i jakie ma obowiązki?
Tekst zewnętrzny, artykuł sponsorowany
Utylizację dokumentów można przeprowadzić samodzielnie, jednak zajmują się nią również wyspecjalizowane firmy. Zakres świadczonych przez nie usług jest znacznie szerszy i obejmuje m.in. archiwizację czy digitalizację. Sprawdź, jak działa firma utylizacyjna i kiedy warto skorzystać z jej pomocy.
Jakie usługi świadczy firma utylizacyjna?
Wydaje się, że podstawowym obowiązkiem firmy utylizacyjnej jest niszczenie danych i ich nośników. Rzeczywiście, jest to jedna z głównych usług, jednak klienci coraz częściej korzystają także z innych, wybierając kompleksową obsługę dokumentów. Zatem w zakres świadczonych usług wchodzą również:
- archiwizacja,
- przechowywanie,
- digitalizacja.
Archiwizacja danych HSM-Recycling to rozwiązanie dla firm, które nie chcą we własnym zakresie prowadzić archiwum stacjonarnego ani elektronicznego. Gdy mowa o tych dwóch formach, nie sposób nie wspomnieć o digitalizacji. Jest to skanowanie dokumentów, które następnie zostaną umieszczone w archiwum cyfrowym. Dzięki temu zajmują mniej miejsca, a jednocześnie są całkowicie bezpieczne.
Jakie obowiązki ma firma utylizacyjna?
Z punktu widzenia klienta, firma utylizacyjna zajmuje się przede wszystkim obróbką dokumentów na różnych etapach “życia”. Tymczasem problem jest znacznie bardziej złożony. Pracownicy muszą zadbać o bezpieczeństwo danych zawartych w dokumentach. Jest to ich główne zadanie. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie wszelkich procedur i przeszkolenie w zakresie ochrony dokumentacji na każdym etapie procedowania.
Firma utylizacyjna HSM-Recycling może również odebrać akta od klienta, przewożąc je do swojej siedziby. Jeśli mają one zostać umieszczone w archiwum zewnętrznym, muszą zostać dokładnie opisane. Alternatywnym rozwiązaniem jest ich digitalizacja.
Pracownicy firmy pełnią także funkcję doradcą, pomagając klientom podjąć kluczowe decyzje z punktu widzenia efektywne archiwizowania i niszczenia danych.
Kiedy warto skorzystać z pomocy firmy utylizacyjnej?
Jeśli archiwizacja dokumentów lub ich niszczenie to procesy, które zaczynają Cię przerastać, warto umówić się na konsultację z pracownikami firmy utylizacyjnej. Przedstawią “plan działania”, a następnie pomogą podjąć właściwe decyzje. Firma utylizacyjna jest w stanie poradzić sobie nawet z dużą ilością dokumentów, zatem jeśli prowadzisz dobrze prosperującą firmę, również możesz skorzystać z jej usług. Jest to nie tylko pomoc, a realne odciążenie w biurowych obowiązkach, których z roku na rok przybywa.
Źródło zdjęć: Unsplash
Czytelniku pamiętaj, że wszystkie informacje oraz artykuły opublikowane na naszym portalu nie zastąpią indywidualnej konsultacji ze specjalistą. Stosowanie treści zawartych na naszej stronie internetowej każdorazowo powinno być konsultowane z specjalistą o odpowiednich kwalifikacjach. Redakcja i wydawca portalu nie ponoszą odpowiedzialności ze stosowania porad zamieszczanych na stronie.